解決方案
無(wú)紙化會(huì)議與電子桌牌系統(tǒng)
紙化會(huì)議.jpg)
無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)是以液晶觸摸屏顯示終端為中心，運(yùn)用現(xiàn)代通訊技術(shù)、音視頻技術(shù)、軟件技術(shù)等，通過(guò)文件的數(shù)字化轉(zhuǎn)換實(shí)現(xiàn)會(huì)議的無(wú)紙化，形成一個(gè)“以人為本”的智能化會(huì)議系統(tǒng)。系統(tǒng)結(jié)合了最先進(jìn)的數(shù)字技術(shù)，將多種信息化技術(shù)融入會(huì)議的各環(huán)節(jié)，貫穿會(huì)議全過(guò)程，把發(fā)文篇幅精準(zhǔn)到字，發(fā)言時(shí)長(zhǎng)精準(zhǔn)到分，紙張使用量大大減少，低碳環(huán)保節(jié)約能源的同時(shí)，為辦會(huì)人員和參會(huì)人員提供極為實(shí)用的會(huì)議平臺(tái)。它可以實(shí)現(xiàn)會(huì)議簽到、文件分發(fā)、文件上傳、同屏演示、會(huì)議發(fā)言、投票表決、手寫批注、呼叫服務(wù)、視頻點(diǎn)播、會(huì)議預(yù)約、信息發(fā)布等等功能。
1. 即時(shí)信息交互
無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)，它其實(shí)是針對(duì)會(huì)議流程的管理，會(huì)議資料的管理，會(huì)議文件信息發(fā)布與文檔交互性具有不可缺少的重要性。并且同時(shí)能夠無(wú)縫的結(jié)合大屏顯示或者投影機(jī)實(shí)現(xiàn)文件同步共享。
2. 節(jié)約和環(huán)保
系任何大規(guī)模的的會(huì)議，紙張的使用量都是非常大的。比如每年的全國(guó)政協(xié)會(huì)議，采有無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)，就不再提供紙質(zhì)大會(huì)發(fā)言稿和簡(jiǎn)報(bào)，僅此一項(xiàng)政協(xié)會(huì)議就能夠節(jié)省約200萬(wàn)元的紙張和印刷費(fèi)。對(duì)于機(jī)關(guān)單位，以12人的傳統(tǒng)會(huì)議為例：以12位與會(huì)人員，5個(gè)討論主題的會(huì)議規(guī)模為例，以一個(gè)會(huì)議主題有4份材料每份材料平均70頁(yè)進(jìn)行估算，需要準(zhǔn)備12×5×4=240份材料，準(zhǔn)備240×70=16800頁(yè)紙張。印刷一張紙平均花費(fèi)0.3元，需要花費(fèi)5040元。
3. 開(kāi)會(huì)效率大大提高
任何大規(guī)模的會(huì)議的會(huì)務(wù)量都是巨大的，因此提高工作效率，會(huì)議質(zhì)量就顯得尤為重要。相對(duì)與傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介，會(huì)前減少會(huì)議資料收集、準(zhǔn)備、印刷的時(shí)間；會(huì)后的資料整理、規(guī)整、保存都非常方便。以無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)終端作為做智能會(huì)議的載體，這無(wú)疑是最合適的會(huì)議解決方案。不但可以優(yōu)化會(huì)議效率，提高會(huì)議質(zhì)量，而且還能節(jié)省大量時(shí)間和人力成本。
4. 保密和安全
無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)把電子文檔通過(guò)特殊加密形式轉(zhuǎn)化成第三方無(wú)法識(shí)別的仿紙質(zhì)的電子紙，在網(wǎng)絡(luò)通信中使用專用的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議，傳輸數(shù)據(jù)經(jīng)過(guò)多重加密，會(huì)議文件安全保密性極高，相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)議，無(wú)紙化會(huì)議可以防止保密文件被與會(huì)者偷偷帶走。無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)可以設(shè)置會(huì)議為保密會(huì)議，會(huì)后相關(guān)文件和記錄可以自動(dòng)清除。
1.會(huì)議簽到
與會(huì)人員到達(dá)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)即可實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化簽到，再也無(wú)需填寫以往的簽到表，方便而智能。當(dāng)所有與會(huì)人員完成簽到時(shí)，可查看全部與會(huì)人員簽到情況。
2. 會(huì)議議程
會(huì)議議程包含整個(gè)會(huì)議的所有流程，與會(huì)人員可點(diǎn)擊【會(huì)議議程】圖標(biāo)查看當(dāng)前會(huì)議的所有內(nèi)容。
3. 會(huì)議文件管理
傳統(tǒng)會(huì)議模式下，每召開(kāi)一次會(huì)議會(huì)耗費(fèi)大量紙張和墨水，并且需要助手或秘書提前打印、裝訂好所有資料，既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，既增加了企業(yè)管理成本，又造成了巨大的浪費(fèi)。
4. 批注功能
在會(huì)議進(jìn)行時(shí)，會(huì)議主講人不可避免的需要在講解過(guò)程中進(jìn)行批注、強(qiáng)調(diào)重要內(nèi)容，而此時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提供批注功能。
5. 同屏管理
同屏功能用于將主講人或發(fā)言人會(huì)議終端的文件內(nèi)容同屏顯示到其它參會(huì)者會(huì)議終端。同屏管理是無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)的核心功能，它一方面幫助會(huì)議主講人掌控全場(chǎng)，另一方面，幫助與會(huì)人員輕松的跟隨主講人元的步伐，更容易的理解與參與會(huì)議。。
6. 呼叫服務(wù)
與會(huì)人員在桌位上可自行進(jìn)行呼叫服務(wù)。對(duì)應(yīng)的桌位信息及服務(wù)內(nèi)容如茶水、急事務(wù)等會(huì)以短信通知形式顯示在后臺(tái)服務(wù)終端上。不再需要打斷會(huì)議主講人，使會(huì)議流暢地進(jìn)行。
7. 會(huì)議表決
會(huì)議主講人可在會(huì)議期間發(fā)起會(huì)議表決，與會(huì)人員可通過(guò)終端顯示屏進(jìn)行投票，表達(dá)自己的見(jiàn)解與建議。秘書有權(quán)對(duì)所有問(wèn)卷的結(jié)果進(jìn)行查看，并在服務(wù)器上存儲(chǔ)調(diào)查問(wèn)卷的結(jié)果，根據(jù)會(huì)議實(shí)際情況申請(qǐng)到投影機(jī)。
8. 會(huì)議信息
在會(huì)議期間，與會(huì)人員遇到問(wèn)題需要討論時(shí)，可以跟其他與會(huì)者進(jìn)行語(yǔ)音、短信息互發(fā)。系統(tǒng)支持點(diǎn)對(duì)點(diǎn)語(yǔ)音、短信息互發(fā)，也支持語(yǔ)音、短信息群發(fā)功能。
9. 現(xiàn)場(chǎng)視頻
系統(tǒng)支持會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)視頻，方便在不同地區(qū)的人員開(kāi)展會(huì)議、遠(yuǎn)程交流。
10. 投影申請(qǐng)
本功能可選擇與會(huì)人員自行將講稿內(nèi)容投影到會(huì)議室大屏幕，或者由秘書終端管理后再投影。服務(wù)器或者秘書終端的是有線的終端（網(wǎng)絡(luò)線、VGA線、視頻線）與本會(huì)議室所有視頻系統(tǒng)連接（例如投影系統(tǒng)），會(huì)議秘書還可根據(jù)本單位的要求選擇宣傳片、音樂(lè)進(jìn)行播放。點(diǎn)擊懸浮按鈕即可申請(qǐng)投影。
